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Bulletin L’Indépendant

février 2005

La gestion du temps: un art de vivre (2e partie)

Par Jean-Sébastien Marsan

"À long terme, nous sommes tous morts", a ironisé le célèbre économiste britannique John Maynard Keynes (1883-1946). En attendant le trépas, pourquoi pas se donner la peine d'organiser son temps pour mieux travailler, mieux vivre? Ni science, ni recette miracle, la gestion du temps repose sur quelques techniques que le genre humain perpétue de génération en génération. La gestion du temps, c'est comme l'alphabet: on l'apprend une fois et c'est pour la vie. (Second de trois textes.)

Les principales techniques de gestion du temps
En matière de gestion du temps, deux conceptions prédominent.

La deuxième approche est la plus efficace, bien que la première puisse s'appliquer à des projets précis. Par exemple, un artiste peut planifier à la minute, voire à la seconde près, l'exécution d'une performance.

Gérer son temps, au fond, signifie donner la priorité à ce qui est vraiment prioritaire, les autres tâches étant effectuées dans un ordre décroissant de priorité.

Avant tout, analysez votre emploi du temps

Pendant au moins une semaine, effectuez un relevé précis de vos tâches et occupations à l'aide d'un journal quotidien divisé en périodes de 15 à 30 minutes. Analysez ensuite ce véritable rayon X de votre temps.

Classez vos activités en plusieurs catégories: sphère professionnelle, sommeil et repos, vie de famille, loisirs et vie sociale, bénévolat et engagement communautaire, formation et développement professionnel, etc. Le portrait obtenu est-il équilibré? Avez-vous encore une vie privée? À quand remonte votre dernière sortie avec des amis?

À partir du relevé de votre emploi du temps, divisez ce dernier selon vos priorités: tant pour le travail que pour votre vie privée, dressez une liste d'objectifs à long terme, à moyen terme et à court terme. Le long terme s'exprime en années et le court terme en jours.

Avant chaque journée de travail, dressez une liste des tâches quotidiennes à accomplir. Élaborez une liste d'objectifs et de projets pour les prochaines semaines et pour les 12 prochains mois. Au jour le jour, effectuez d'abord les activités urgentes, prioritaires et routinières, selon vos échéances. Si vous ne pouvez effectuer toutes ces tâches dans les délais prévus et à l'intérieur d'une semaine de travail dont la durée vous semble normale (40 heures, par exemple), vous avez un problème.

N'oubliez pas que les saisons peuvent influencer la gestion du temps. Votre entreprise subit-elle des cycles saisonniers? Frémissez-vous de terreur à l'idée de braver une tempête de neige pour rencontrer un client?

Prévoyez aussi 25% de temps libre, c'est-à-dire non planifié, pour ce que les spécialistes appellent la technique du "fromage suisse". Ce temps, réparti dans la journée, est destiné aux imprévus, aux débordements ou à la relaxation.

De plus, prévoyez 60 minutes par jour de solitude, sans aucune interruption, et trouvez une cachette pour jouir de cette heure de répit.

Après la planification, l'organisation

Une bonne organisation de l'espace de travail démontre une sage gestion du temps. Plusieurs techniques très simples, connues des secrétaires du monde entier, peuvent vous rendre un fier service.

Pour le classement de la paperasse, utilisez quatre filières. La première est consacrée aux dossiers prioritaires, la seconde au courrier et aux dossiers routiniers, la troisième au matériel publicitaire et la dernière à la documentation (magazines, articles de journaux, etc.). De temps en temps, effectuez une purge dans ces filières. Soyez stalinien: ne renouvelez pas les abonnements aux magazines qui vous ennuient et avisez ceux qui vous inondent de publicité indésirable que vous ne désirez plus en recevoir.

Dans chacune de ces filières, classez la paperasse en utilisant des codes. Par exemple...
A=Urgent. À faire aujourd'hui même.
B=Très important. À faire dans un certain délai.
C=Peu important. À faire plus tard.
D=Destiné à la purge.

Un autre exemple, cité dans tous les bons manuels, consiste à tout classer selon quatre codes.
A=Urgent et important.
B=Urgent mais non important.
C=Important mais non urgent.
D=Ni important ni urgent.

Vous pouvez classer votre courrier et vos messages téléphoniques en trois catégories: répondre immédiatement, pour information, pour plus tard.

Évidemment, l'utilisation d'un agenda est un incontournable. Et préparez des lettres-types informatisées ainsi que des modèles de factures qui peuvent répondre à toutes les situations, il suffit d'ajouter quelques mots pour les personnaliser.

(Première publication: L'indépendant électronique, février 2005. Toute reproduction de ce texte est autorisée et encouragée... si l'auteur est d'accord.)

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